Medewerker processen en systemen

Als plannen, overzicht houden, prioriteren en signaleren je vak is. Wil je werken in een organisatie met maatschappelijke impact en je hebt daarnaast oog voor detail en je kunt omgaan met druk en 'nee' zegt als dat nodig is. Dan komen we graag met je in contact.

Wij zijn Nuffic, dé Nederlandse organisatie voor internationalisering in onderwijs. Van primair en voortgezet onderwijs tot mbo, hoger onderwijs en onderzoek, en volwasseneneducatie.  Onze ambitie is dat alle leerlingen en studenten internationale competenties kunnen opdoen, in het buitenland of in eigen land. Zo zijn ze voorbereid op de samenleving en de arbeidsmarkt van de toekomst en zijn ze beter voorbereid om te werken aan mondiale vraagstukken. Want voor internationale vraagstukken zijn internationale oplossingen nodig. Economische, politieke of sociale ontwikkelingen stoppen niet bij de landsgrenzen. De veranderingen in de wereld als gevolg van globalisering, maar ook van digitalisering, vragen veranderingen in het onderwijs. De circa 250 medewerkers van Nuffic zijn werkzaam in de 2 inhoudelijke clusters: Cluster Kennis en Advies (K&A) en Cluster Programma's en Partnerschappen (P&P) en een Bedrijfs- en Bestuursdienst (BBD).

Als medewerker processen en systemen ben je verantwoordelijk voor het beheren, verbeteren en ondersteunen van administratieve processen en systemen bij het cluster K&A. Je zorgt ervoor dat processen efficient verlopen en dat de gebruikers optimaal worden ondersteund. Ten behoeve van de maand- en kwartaalrapportages stel je overzichten op vanuit de diverse financiële en administratieve systemen. Je doet inhoudelijke verbetervoorstellen voor de processen waaronder de archivering, postregistratie, procesbeschrijving en -registratie, etc. Daarnaast stel je presentaties, schema's of korte notities op. Als superuser van de verschillende systemen zoals het CRM-systeem en het financiële systeem ben je het eerste aanspreekpunt binnen het cluster K&A.

Onderdeel van je functie is ook het het adminstratief ondersteunen van de manager en de teamleiders van het cluster K&A. Je zorgt voor agendabeheer, de coördinatie rondom vergaderingen en bijeenkomsten, zoals teamleider-overleggen, brainstorm- en beleidssessies, meerdaagse strategiebijeenkomsten en clusterdagen. Je houdt regie op actiepunten en relevante deadlines en bent alert op urgente zaken. Je stelt de vergaderschema's van diverse stakeholder-overleggen voor inclusief de noodzakelijke vergaderstukken en draagt zorg voor de verslaglegging. Je werkt in dit alles proactief samen met zowel de manager, de teamleiders en de secretaresses binnen het cluster K&A als de secretaresses van de andere managers en teamleiders in het cluster Programma's & Partnerschappen en de Bedrijfs- en Bestuursdienst.

Wat ga je doen?

• Beheren, monitoren en optimaliseren van administratieve systemen en werkprocessen;
• Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in processen en werkwijzen;
• (Mede) opstellen en onderhouden van procesbeschrijvingen, werkinstructues en documentatie;
• Ondersteunen van gebruikers, o.a. manager en teamleiders cluster K&A, bij vragen over de systemen, processen en procedures;
• Zorgdragen voor rapportages;
• Plannen, organiseren en faciliteren van in- en externe vergaderingen, overleggen of bijeenkomsten;
• Inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen en overleggen;
• Ondersteunen van cluster K&A bij procesmatige en systematische werkzaamheden, zoals Superuser Business World en Superuser CRM.

Wat neem je mee?

• Je hebt minimaal een mbo-4 opleiding afgerond;
• Je hebt aantoonbare en recente (minimaal 4 jaar) werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol;
• Je hebt ervaring met het optimaliseren en vormgeven van administratieve processen;
• Je hebt ruime ervaring met MS Office, Office 365, CRM-systemen, boekhoud- of financiële systemen, SharePoint en andere cloudapplicaties;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je werkt zelfstandig, proactief, creëert en behoudt overzicht, bent stressbestendig en klantgericht.

Voor de functie zijn de volgende competenties essentieel: plannen en organiseren, omgevingsgerichtheid, samenwerken, accuratesse en  klantbetrokkenheid.

Wij geloven dat inclusief werkgeverschap een bepalende factor is om succesvol te zijn in de doelen die wij nastreven. We willen dat alle collega’s zich thuis voelen bij Nuffic. Door inclusief te werken, brengen we verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten samen. Solliciteer jij bij Nuffic? Dan maakt het ons niet uit of je een rode, gele, blauwe of groene voorkeursstijl hebt, wat je achtergrond is of van wie je houdt. Belangrijk is dat je je enthousiaste zelf meeneemt, dat je bijdraagt aan een inclusieve Nuffic cultuur, dat je geniet van de hectiek binnen onze organisatie en dat je flexibel genoeg bent om hierop in te spelen, zodat we er samen voor kunnen zorgen dat iedere student of leerling toegang heeft tot het opdoen van internationale ervaring.

Wat bieden we jou?

• Een fijne werksfeer met veel ruimte om je persoonlijk te ontwikkelen. Je bepaalt deels zelf waar en wanneer je werkt.
• Je ontvangt een salaris tussen €3.382,- en €4.484,- bruto per maand bij een volledige werkweek van 38 uur (schaal 8 van de CAO Nederlandse Universiteiten). De exacte hoogte hangt af van je opleiding en ervaring.
• Nuffic kent uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo krijg je een vakantietoeslag van 8%, een eindejaarsuitkering van 8,3%, volledige vergoeding woonwerkverkeer met OV tweede klas en meer dan 6 weken vakantie per jaar. En heel handig: je kunt voorwaarden voor elkaar inruilen als dat je beter uitkomt. Bijvoorbeeld salaris voor vakantiedagen.
  
• Levenslang ontwikkelen staat bij Nuffic hoog in het vaandel. Wij vinden het belangrijk dat jij je persoonlijk en professioneel (blijft) ontwikkelen en stimuleren dat ook.
• Je werkuren zijn verspreid over vijf werkdagen en je bent minimaal op maandag, dinsdag en donderdag werkzaam in het kantoor van Nuffic;
• Je krijgt een dienstverband van 30-36 uur per week voor de duur van 1 jaar.
• Bij goed functioneren en bij gelijkblijvende bedrijfseconomische vooruitzichten wordt het dienstverband hierna omgezet naar onbepaalde tijd.