Bestuurssecretaresse

Wij zijn Nuffic, dé Nederlandse organisatie voor internationalisering in onderwijs. Van primair en voortgezet onderwijs tot mbo, hoger onderwijs en onderzoek, en volwasseneneducatie.  Onze ambitie is dat alle leerlingen en studenten internationale competenties kunnen opdoen, in het buitenland of in eigen land. Zo zijn ze voorbereid op de samenleving en de arbeidsmarkt van de toekomst en zijn ze beter voorbereid om te werken aan mondiale vraagstukken. Want voor internationale vraagstukken zijn internationale oplossingen nodig. Economische, politieke of sociale ontwikkelingen stoppen niet bij de landsgrenzen. De veranderingen in de wereld als gevolg van globalisering, maar ook van digitalisering, vragen veranderingen in het onderwijs.

De circa 250 medewerkers van Nuffic zijn werkzaam in de 2 inhoudelijke domeinen: clusters Kennis & Advies en cluster Programma's en Partnerschappen, en een Bedrijfs- en Bestuursdienst (BBD). De functie van bestuurssecretaresse valt onder team Mensen, Financiën en Bestuurszaken als onderdeel van de BBD.

De bestuussecretaresse fungeert als dé ondersteuning en voorportaal van de directeur-bestuurder van Nuffic. Je schakelt gemakkelijk tussen de waan van de dag en de langetermijnplanning van werkzaamheden. Je bent de spin in het web, beheert de agenda van de bestuurder, maakt afspraken en stelt prioriteiten daarin, hierbij gaat het ook om high-end stakeholders van Nuffic op het allerhoogste niveau van ministeries, kennisinstellingen en (internationale) partners. Ook zorg je voor de coördinatie rondom MT-vergaderingen en afspraken van de bestuurder Hierin werk je proactief samen met zowel de bestuurder, je collega's binnen het team, maar ook met de andere MT-leden en de teamleiders. Je spreekt hen aan en denkt met hen mee. Plannen, overzicht houden en signaleren is je vak. Je bent integer en sociaal vaardig. Je weet waar je wanneer prioriteit aan moet geven en je zegt 'nee' als dat nodig is. Je kunt omgaan met druk, je kunt inschatten waar er problemen kunnen ontstaan en lost deze op.

Wat ga je doen?

• Je coördineert en verheldert de informatiestromen en managementinformatie, en zorgt ervoor dat de juiste stukken er op het juiste moment zijn.
• Je beheert complexe agenda's, zet acties uit en monitort deze. Je verwerkt zelfstandig mails, ook namens de directeur-bestuurder. En zorgt voor een goede briefing van acties en aandachtspunten in de agenda en werkzaamheden van de bestuurder.
• Je bent een sparringpartner: je denkt mee en vooruit en overziet consequenties. Je zorgt ervoor dat de prioriteiten van de directeur-bestuurder tot uiting komen in de vormgeving van haar agenda en zorgt voor voorbereiding van afspraken.
• Je plant bestuurlijke vergaderingen, op nationaal maar ook op internationaal niveau. Dit betreft vrijwel uitsluitend high-end stakeholders (hogere leidinggevenden ministeries, colleges van bestuur kennisinstellingen, ambassadeurs, etc.).
• Je bewaakt, ondersteunt en bevordert de procesmatige en inhoudelijke voortgang van overleggen van het managementteam, de raad van toezicht, de ondernemingsraad, adviesraad en de verschillende externe bestuurlijke overleggen van de organisatie.
• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van vergaderingen en (buitenlandse) reizen. Je coördineert de logistieke processen rondom bijeenkomsten van het MT, de Nuffic Adviesraad en de Raad van Toezicht.
• Je redigeert vergaderstukken, pers-/nieuwsberichten en brieven.
• Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie en bewaakt de reactietermijn. Je geeft vorm aan processen, zoals het beheren van de contactpersonen in ons CRM-systeem zodat we blijven voldoen aan de AVG.

Wat neem je mee?

• Je hebt hbo werk- en denkniveau; een afgeronde (directie)secretaresse opleiding is een pré
• Je hebt ten minste 3 jaar werkervaring in soortgelijke functie(s) en sector(en)
• Je hebt inzicht in de besluitvormings- en werkprocessen binnen organisaties en bent een echte procesbewaker
• Je voelt je prettig in een bestuurlijke omgeving, bent integer en communicatief vaardig
• Je bent proactief en vraagt door. Je staat stevig in je schoenen, werkt zelfstandig, bent accuraat en stressbestendig
• Je bent organisatiesensitief en representatief, en weet de juiste toon te vinden bij verschillende gesprekspartners op verschillende niveaus
• Je creëert en behoudt overzicht en bent servicegericht
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Je hebt ruime ervaring met MS Office, Office 365, SharePoint en andere cloudapplicaties
• Je bent minimaal op maandag, dinsdag en donderdag werkzaam in het kantoor van Nuffic.

Voor de functie zijn de volgende competenties essentieel: organisatiesensitiviteit, flexibiliteit, integriteit, samenwerken, accuratesse, klantbetrokkenheid en resultaatgerichtheid.

Wij geloven dat inclusief werkgeverschap een bepalende factor is om succesvol te zijn in de doelen die wij nastreven. We willen dat alle collega’s zich thuis voelen bij Nuffic. Door inclusief te werken, brengen we verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten samen. Solliciteer jij bij Nuffic? Dan maakt het ons niet uit of je een rode, gele, blauwe of groene voorkeursstijl hebt, wat je achtergrond is of van wie je houdt. Belangrijk is dat je je enthousiaste zelf meeneemt, dat je bijdraagt aan een inclusieve Nuffic cultuur, dat je geniet van de hectiek binnen onze organisatie en dat je flexibel genoeg bent om hierop in te spelen, zodat we er samen voor kunnen zorgen dat iedere student of leerling toegang heeft tot het opdoen van internationale ervaring. 

Wat bieden we jou?

• Een fijne werksfeer met veel ruimte om je persoonlijk te ontwikkelen. Je bepaalt deels zelf waar en wanneer je werkt.
• Je ontvangt een salaris tussen de €3382,- en €4484,- bruto per maand bij een volledige werkweek van 38 uur (schaal 8 van de CAO Nederlandse Universiteiten). De exacte hoogte hangt af van je opleiding en ervaring.
• Nuffic kent uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo krijg je een vakantietoeslag van 8%, een eindejaarsuitkering van 8,3%, volledige vergoeding woon-werkverkeer met OV tweede klas en meer dan 6 weken vakantie per jaar. En heel handig: je kunt voorwaarden voor elkaar inruilen als dat je beter uitkomt zoals salaris voor extra vakantiedagen.
• Je krijgt een dienstverband van 32-38 uur per week voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren en bij gelijkblijvende bedrijfseconomische vooruitzichten wordt het dienstverband hierna omgezet naar onbepaalde tijd.

Bescherming van onze doelgroep tegen misbruik, het voorkomen van fraude en het waarborgen van transparantie, objectiviteit en zorgvuldigheid zijn essentieel voor ons. Nuffic accepteert dan ook geen enkele vorm van misbruik van macht of positie. Dit onderwerp komt aan bod in het selectieproces. Het opvragen van referenties is onderdeel van de procedure. Het overleggen van een recente Verklaring Omtrent Gedrag en het opvragen van referenties is onderdeel van de procedure.